ALGEMEEN

Doel van dit document is het duidelijk afbakenen van de inrichting van de CIM Robot omgeving, Dit document is leidend voor de uitvoering van dit project.

Wanneer een van de consultants van KC Nederland of een van haar partners niet volgens afspraak kan starten met de werkzaamheden, zullen de geplande uren wel in rekening worden gebracht.

Tijdens de opstartperiode is de KC Nederland helpdesk bereikbaar via email adres: helpdesk@kcnederland.nl Wij hanteren 8 werkuren response tijd. Na live gang wordt support door Admicom verzorgd.

Dit document ontvangen wij graag uiterlijk 1 week nadat wij dit aan u hebben verzonden, volledig ingevuld en ondertekend retour.

De aanvrager/opdrachtgever verklaard middels het ondertekenen van dit formulier dat alle verstrekte gegevens correct en volledig zijn ingevuld. Onvolledige of niet correcte informatie leidt tot vertraging en deze kosten worden separaat door KC Nederland aan u doorbelast.

Algemene Procesbeschrijving van CIM Robot

Wij richten het proces van herkennen op de volgende wijze in.

1. De Secure Mail Importer (SMI) verwerkt uw facturen uit de (test) mailbox en stuur deze het Robot proces in. Elke klant dient de volgende inrichting van de mailomgeving aan te (laten) maken:
   • Nieuwe testmap aanmaken genaamd: TestIn
   • Nieuwe testmap aanmaken genaamd: ProdIn
2. CIM Robot kijkt of de factuur verwerkt kan worden
   • Is het antwoord Ja, dan gaat CIM Robot de factuur verwerken en levert deze af bij CIM-Edit waar de factuur inclusief regels klaar staat voor controle. Na uw akkoord wordt het Dicobestand verstuurd naar de Ketenstandaard Messageservice. Deze stuurt het bestand door naar Vakware, die vervolgens de factuur importeert.
   • Is het antwoord nee, dan gaat de factuur ook naar Cim-Edit en wordt er 1 boekingsregel aangemaakt. Na controle en verwerking wordt de factuur afgeleverd bij de Ketenstandaard Messageservice en vervolgens aangeboden aan Vakware.
   • Alle facturen die door CIM Robot zijn geconfigureerd krijgen een classificatie code. Het afzenderadres + de classificatiecode zorgt ervoor dat een opvolgende factuur automatisch wordt herkent en verwerkt. Als CIM Robot toch zaken niet herkent, of de lay-out is aangepast, dan wordt deze factuur direct naar het validatiescherm gestuurd voor verdere handmatige afwikkeling.
3. Livegang. Na een gedegen test kan er live gegaan worden. Dit betekent dat wij de koppeling naar de testmappen wijzigen naar de liveomgeving (=uw bestaande email box voor te ontvangen facturen).

Mail gegevens

Voor het importeren van facturen wordt gebruik gemaakt van de Secure Mail Importer (SMI). Hiervoor is er een mail account nodig voor de mailbox waar de facturen opgehaald dienen te worden. Vanuit de inbox worden de facturen doorgezet naar CIM Robot. Standaard richten we één bedrijf met één administratie in.

Mappen

Onder de inbox waarin de facturen worden ontvangen dient een map ‘ProdIn aangemaakt te worden. Ten tijde van het testen dient u handmatig facturen naar deze map te slepen. Bij de start van het project worden alle facturen naar CIMEdit gestuurd. In dit validatiescherm kunt u de facturen controleren en eventueel aanpassen. Na livegang kunt u op enig moment besluiten om alle correcte
facturen automatisch te laten verwerken.

Terugkoppeling van documenten

Alle verwerkte facturen worden afgeleverd bij de Ketenstandaard Messageservice met uw endpoint. Op deze wijze ontstaat er een beveiligde manier van afleveren. Vakware importeert de facturen die klaar staan voor verwerking.

Office365(MS Graph):

Voor het inlezen van de facturen kunnen wij ook gebruik maken van MS Graph.
Middels een App registratie kunnen wij vervolgens toegang krijgen tot uw mailbox(en).
Wij hebben de volgende rechten nodig in de geregistreerde App:
- Mail.readwrite
- Mail.send
Tevens hebben wij ook Admin consent nodig op de uitgegeven rechten.
Vul, indien gekozen voor MS Graph, onderstaande Microsoft Office 365
gegevens in:

ClientID*: 533721aa-6439-43a7-9c25-a489071c3a17 (voorbeeld)
TenantID*: 6431ffc7-dfaa-4f26-95d9-35c5953de840 (voorbeeld)
SecretValue (2jaar)*: sWq8Q~MWjQedw3K_pbjPW6W~-QjEkDYeRyguTa3H (voorbeeld)
Emailadres 1*:
Emailadres 2:
Emailadres 3:

Inrichting mailomgeving uitbesteden:
Indien u wilt dat KCN deze inrichting voor u uitvoert, in plaats van uw IT partner/afdeling, dan hebben wij een volledige administrator account van uw O365 omgeving nodig. Deze additionele werkzaamheden, maximaal 30 minuten, worden separaat aan u berekend.
U hoeft bovenstaande gegevens dan niet in te vullen. Wij ontvangen dan graag de gegevens van uw administrator account op helpdesk@kcnederland.nl.

IMAP

Voor het inlezen van de facturen wordt gebruik gemaakt van IMAP. Dit protocol dient ingericht te zijn op de mailserver en de bijbehorende services dienen geconfigureerd en opgestart te zijn voordat SMI kan koppelen met de betreffende mailbox. Hoe dit ingericht dient te worden is afhankelijk van het type mailserver en de versie en dient door de verantwoordelijke ICT partij ingericht te zijn. Voor meer informatie zie: https://technet.microsoft.com/

Vul, indien IMAP gebruikt wordt, onderstaande gegevens in:
Facturen inkomend mailadres*
Email Server name*
IP Address*
Login*
Password*
SSL*
Port*

Vul in onderstaande tabel de O365 MS Graph credentials in:

Vul in onderstaande tabel uw Administratieve gegevens in:

Akkoordverklaring

Door middel van ondertekening van dit document verklaart u dat alle gegevens juist zijn ingevuld.