ONBOARD FORM CIM ROBOT for Admicom Customers

kcnederland > ONBOARD FORM CIM ROBOT for Admicom Customers

Aanvrager / opdrachtgever

Bedrijfsnaam*
Adres*
Postcode*
Woonplaats*
Contactpersoon E-mail adres*
Telefoonnummer*

ALGEMEEN

Doel van dit document is het duidelijk afbakenen van de inrichting van de CIM Robot omgeving, Dit document is leidend voor de uitvoering van dit project.

Wanneer een van de consultants van KC Nederland of een van haar partners niet volgens afspraak kan starten met de werkzaamheden, zullen de geplande uren wel in rekening worden gebracht.

Tijdens de opstartperiode is de KC Nederland helpdesk bereikbaar via email adres: helpdesk@kcnederland.nl (8 werkuren response tijd). Na live gang wordt support door Admicom verzorgd.

Dit document ontvangen wij graag uiterlijk 1 week nadat wij dit aan u hebben verzonden, volledig ingevuld en ondertekend retour.

De aanvrager/opdrachtgever verklaard middels het ondertekenen van dit formulier dat alle verstrekte gegevens correct en volledig ingevuld zijn. Onvolledige of niet correcte informatie leidt tot vertraging en deze kosten worden separaat door KC Nederland aan u doorbelast.

Algemene Procesbeschrijving van CIM Robot

Wij richten het proces van herkennen op de volgende wijze in.

  1. De Secure Mail Importer (SMI) verwerkt uw facturen uit de (test) mailbox en stuur deze het Robot proces in. Elke klant dient de volgende inrichting van de mailomgeving aan te (laten) maken:
    • Nieuwe testmap aanmaken genaamd: TestIn
    • Nieuwe testmap aanmaken genaamd: TestUit
    • Nieuwe map aanmaken genaamd: Te configureren Crediteuren
  2. Let op! Wij moeten lees en schrijfrechten op deze mailbox hebben.

  3. De Robot kijkt of de factuur verwerkt kan worden
    • Is het antwoord Ja dan gaat CIM Robot de factuur verwerken en levert af bij de Ketenstandaard Messageservice. Deze stuurt het bestand door naar Vakware, die vervolgens automatisch de factuur importeert.
    • Is het antwoord nee dan gaat de factuur terug naar het validatiescherm (Dico.cimonline.eu/cimedit) en dient handmatig verwerkt te worden. Na deze verwerking wordt de factuur afgeleverd bij de Ketenstandaard Messageservice en vervolgens aangeboden aan Vakware.
    • Alle facturen die door CIM Robot zijn geconfigureerd krijgen een classificatie code. Het afzenderadres + de classificatiecode zorgt ervoor dat een opvolgende factuur automatisch wordt verwerkt. Deze komt dus niet meer het validatiescherm in. Als CIM Robot toch zaken niet herkent, of de lay-out is aangepast, dan wordt deze factuur direct naar het validatiescherm gestuurd voor verdere handmatige afwikkeling.
  4. Livegang. Na een gedegen test kan er live gegaan worden. Dit betekent dat wij de koppeling naar de testmappen wijzigen naar de liveomgeving (=uw bestaande email box voor te ontvangen facturen).

Mail gegevens

Voor het importeren van facturen wordt gebruik gemaakt van de Secure Mail Importer (SMI). Hiervoor is er een mail account nodig voor de mailbox waar de facturen opgehaald dienen te worden. Vanuit de inbox worden de facturen doorgezet naar CIM Robot. Standaard richten we één bedrijf met één administratie in.

Mappen

Onder de inbox dient een map ‘TestIn en TestUit’ aangemaakt te worden. Ten tijde van het testen dient u handmatig facturen naar deze map te slepen.

Onder de map TestUit dient een submap aangemaakt te worden met de naam van uw Administratie.

Terugkoppeling van documenten

Alle verwerkte facturen worden afgeleverd bij de Ketenstandaard Messageservice met uw endpoint. Op deze wijze ontstaat er een beveiligde manier van afleveren. Vakware importeert de facturen die klaar staan voor verwerking.

IMAP

Voor het inlezen van de facturen wordt gebruik gemaakt van IMAP. Dit protocol dient ingericht te zijn op de mailserver en de bijbehorende services dienen geconfigureerd en opgestart te zijn voordat SMI kan koppelen met de betreffende mailbox. Hoe dit ingericht dient te worden is afhankelijk van het type mailserver en de versie en dient door de verantwoordelijke ICT partij ingericht te zijn. Voor meer informatie zie: https://technet.microsoft.com/

Staat uw mailbox in Office 365 (Exchange Online)? Dan is uw aandacht vereist! Vanaf 1 oktober 2022 is het niet meer mogelijk om te werken met Basic Authentication en via deze methode, met gebruikersnaam en wachtwoord, in te loggen op uw mailserver.

Met het oog op de veiligheidseisen beschouwt Microsoft deze methode namelijk niet langer als veilig genoeg. Microsoft kiest voor zekerheid qua security en scherpt de veiligheidseisen aan. Als u met Office 365 werkt, moet uw CIM Robot omgeving geüpdatet worden om de nieuwe authenticatie methode (Modern Authentication) te kunnen activeren. De kosten hiervoor worden separaat aan u berekend.

Vul in onderstaande tabel de IMAP credentials in:

LET Op!

Facturen inkomend mailadres:

Server name*
IP Address*
Login*
Password*
Ssl*
Port*
Additionele info zoals mailgegevens of locatie waar de documenten retour op ontvangen mogen worden*

Vul in onderstaande tabel de Administratieve gegevens in:

Email Adres*
IBAN Nummer*
BTW Nummer*

Akkoordverklaring

Door middel van ondertekening van dit document verklaart u dat alle gegevens juist zijn ingevuld.