Onboarding CIM Robot t.b.v. Admicom Vakware

kcnederland > Onboarding CIM Robot t.b.v. Admicom Vakware

Inleiding

Doel van het functioneel ontwerp is het duidelijk afbakenen van de inrichting van de CIM Robot omgeving en het voorkomen van problemen bij het implementeren van de CIM Robot.

De klant verklaart middels het ondertekenen van dit formulier akkoord te gaan, dat deze informatie de basis vormt voor de implementatie van CIM Robot.
Aanpassingen op de geïmplementeerde configuratie zijn altijd mogelijk, maar worden naderhand op basis van nacalculatie uitgevoerd.

(UK tekst)

The purpose of the functional design is to clearly define the setup of the CIM Robot environment and to prevent problems when implementing the CIM Robot.

By signing this form, the customer agrees that this information forms the basis for the implementation of CIM Robot.

Adjustments on the implemented configuration are always possible, but will be done afterwards based on post calculation.

Afbakening

  • Dit document is leidend voor de uitvoering van dit project. Uitsluitend de beschreven werkzaamheden zullen worden uitgevoerd.
    • Eventuele aanpassingen aan dit functioneel ontwerp dienen via mail doorgegeven te worden.
    • Aanpassingen zullen eventueel in overleg in een nieuwe revisie opgenomen worden, welke opnieuw aangeboden wordt ter ondertekening.
  • Met dit document, in combinatie met de offerte, vervallen alle voorgaande revisies en/of documenten m.b.t. dit project.
  • Handmatige aanpassingen zullen geen onderdeel uitmaken van de uitvoering van het project.
  • Aanpassingen kunnen de tijdsduur, kosten en planning van het project beïnvloeden.
  • Projecten worden pas gepland en/of opgestart na ontvangst van een ondertekend functioneel ontwerp en mits voldaan is aan de gestelde betalingsvoorwaarden op de ondertekende offerte of order.
  • Door opdracht te geven voor koppeling aan de live omgeving, geeft opdrachtgever aan de functionaliteit getest en goed bevonden te hebben. Hiermee is de oplevering geaccepteerd.
  • Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, ligt de projectmanagement van dit project bij de opdrachtgever of bij een door opdrachtgever aangewezen externe partij.

Planning

De installatie wordt door KC Nederland en Admicom uitgevoerd. Er wordt een installatiedatum met u gecommuniceerd. KC Nederland B.V. behoudt zich het recht voor om bij annulering, binnen 5 werkdagen, voorafgaand aan de implementatie het gehele orderbedrag te berekenen

UK Tekst:

Delineation

  • This document is guiding for the implementation of this project. Only the work described will be performed.
  • With this document, in combination with the quotation, all previous revisions and/or documents regarding this project will expire.
  • Manual adjustments will not be part of the execution of the project.
    • Any changes to this functional design should be submitted by mail.
    • Modifications will be included in a new revision, which will be presented for signature.
  • Modifications may affect the duration, costs and planning of the project.
  • Projects are only planned and/or started after receipt of a signed functional design and provided the payment conditions on the signed quotation or order are met.
  • By giving the order to connect to the live environment, the client declares to have tested and approved the functionality. With this the delivery is accepted.
  • Unless explicitly agreed otherwise, the project management of this project lies with the client or with an external party designated by the client.

Planning

The installation will be carried out by KC Nederland and Admicom. An installation date will be communicated to you. KC Nederland B.V. reserves the right to charge the full order amount in the event of cancellation within 5 working days prior to implementation.

Projectgegevens

Sr. Consultant
maarten.soen@kcnederland.nl
T: +31 76 572 9999

Sr. Consultant
maarten.soen@kcnederland.nl
T: +31 76 572 9999

Algemene Procesbeschrijving van CIM Robot.

Wij richten het proces van herkennen op de volgende wijze in.

  1. De E-mail importer verwerkt uw facturen uit de (test) mailbox en stuur deze het Robot proces in. Elke klant dient de volgende inrichting van de mailomgeving aan te (laten) maken:
    • Nieuwe testmap aanmaken genaamd: TestIn
    • Nieuwe Testmap aanmaken genaamd: TestUit
    • Submap aanmaken met admin. Naam
    • Nieuwe map aanmaken genaamd: Te configureren Crediteuren

    Let op! Wij moeten lees en schrijfrechten op deze mailbox hebben.

  2. De Robot kijkt of de factuur verwerkt kan worden
  3.  Livegang: Na een gedegen test kan er live gegaan worden. Dit betekent dat wij de koppeling naar de testmappen wijzigen naar de liveomgeving. (=uw bestaande email box voor te ontvangen facturen.

De praktijk leert dat u in het begin wel een korte periode begeleiding nodig heeft. Immers boekt u op een andere manier. In het begin zal KC Nederland deze begeleiding voor haar rekening nemen. Als u voldoende ervaring heeft zal de eerste lijns support door Admicom uitgevoerd worden.

Mail gegevens

Voor het importeren van facturen wordt gebruik gemaakt van de Secure Mail Importer (SMI). Hiervoor is er een mail account nodig voor iedere mailbox waar facturen opgehaald dienen te worden. Vanuit de Inbox worden de facturen doorgezet naar CIM Robot. We kunnen gebruik maken van verschillende mail adressen per administratie en/of per factuursoort indien van toepassing op de configuratie. De standaard is het inrichten van één bedrijf. Overige administraties worden separaat berekend.

Mappen

Onder de inbox maken wij een map ‘TestIn en TestUit’ aan. Ten tijde van het testen dient u handmatig facturen naar deze map te slepen.

Onder de map TestUit maken wij een submap aan met de naam van uw Administratie.

Terugkoppeling van documenten

Alle verwerkte facturen worden afgeleverd bij de Ketenstandaard Message Service met uw endpoint. Op deze wijze ontstaat er een beveiligde manier van afleveren. Vakware importeert de facturen die klaar staan voor verwerking.

IMAP

Voor het inlezen van de facturen wordt gebruik gemaakt van IMAP. Dit protocol dient ingericht te zijn op de mailserver en de bijbehorende services dienen geconfigureerd en opgestart te zijn voordat SMI kan koppelen met de betreffende mailbox(en). Hoe dit ingericht dient te worden is afhankelijk van het type mailserver en de versie en dient door de verantwoordelijke ICT partij ingericht te zijn. Voor meer informatie zie: https://technet.microsoft.com/

Vul in onderstaande tabellen per mailbox de IMAP credentials in:

check of het mogelijk is om connectie te krijgen met de mailserver. Is het IMAP protocol actief op de mailservers? (KCN)

Voorwaarden

Om de installatie(s) voorspoedig te laten verlopen, vragen wij u rekening te houden met onderstaande punten.

Wanneer een van de consultants van KC Nederland of een van haar partners niet volgens afspraak kan starten met de werkzaamheden, zullen de geplande uren wel in rekening worden gebracht. Uiteraard zullen wij hier flexibel mee om proberen te gaan.

1Beschikbaarheid

Service & Dienstverlening

In het geval van diensten en/of werkzaamheden die niet staan vermeld in dit Functioneel Ontwerp, het zogenoemde ‘meerwerk’, zal facturering door KC Nederland BV plaatsvinden op basis van nacalculatie.

De KC Nederland helpdesk is bereikbaar via email adres: helpdesk@kcnederland.nl (8 werkuren response tijd).

Akkoordbevinding

Door middels van ondertekening van dit document gaat u akkoord met het hierin beschreven.